Privacy verklaring

Deze verklaring geeft informatie over hoe wij als kantoor omgaan met persoonsgegevens die in het kader van onze dienstverlening worden verwerkt.

Contactgegevens

Alckmare Notariaat
Helderseweg 14a
1815 AB Alkmaar
‍info@alckmare-notariaat.nl

‍Dienstverlening

Voor de volgende doelen vraagt ons kantoor uw persoonsgegevens op:

• de uitvoering van opdrachten voor diensten en advies;
• het communiceren tussen u en ons kantoor;
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;
• voor de doelen waar u specifiek toestemming voor andere doelen
• verwerkt.

Persoonsgegevens bij notariële akten

1. Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan de wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens.
   ‍
2. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akten zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
   ‍
3. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren. De eerste twintig jaar bewaren we uw akte op ons kantoor in de kluis. Daarna wordt deze overgebracht naar een landelijk archief. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat. Klopten de persoonsgegevens op het moment van ondertekening, maar veranderen deze later, dan hoeft de akte aangepast te worden. Gegevens kunnen wel in ons systeem aangepast worden, indien u dit wenst.
   ‍
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister (Kamer van Koophandel) en Kadaster.
   ‍
5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren en moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen. De notaris is één van de weinigen die dit document als fotokopie mag bewaren.
   ‍
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Persoonsgegevens bij overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• Persoonsgegevens van cliënten en overige bij de handeling betrokken personen worden verwerkt als dat nodig is in het contact met onze cliënt en om onze cliënt te adviseren. De grondslag van deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst.
  ‍
• Wij verwerken persoonsgegevens als wij documenten verstrekken aan derden (bijvoorbeeld de adviseur van een cliënt). Dat heeft tot doel het informeren van die derden, bijvoorbeeld om hen in staat te stellen hun diensten aan de cliënt te verlenen. De grondslag voor deze verwerking is de door cliënt verleende toestemming.
  ‍
• Wij verwerken persoonsgegevens als documenten worden ingeschreven in de openbare registers, zoals het Kadaster of het handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Het doel van deze verwerking is kenbaarheid van deze gegevens. De grondslag voor deze verwerking is vaak een wettelijke plicht, maar kan ook de door u verleende toestemming of de uitvoering van een overeenkomst zijn.
  ‍
• Wij verwerken persoonsgegevens bij legalisatie van een handtekening. De notaris bevestigt dan op verzoek van een derde de echtheid van een handtekening en de identiteit van de ondertekenaar. De grondslag van deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst.
  ‍
• Wij verwerken persoonsgegevens als dat nodig is voor het beheren van onze boekhouding, bijvoorbeeld met het oog op onze derdengeldenrekening en de betaling van facturen. Daartoe zijn wij wettelijk verplicht.
  ‍
• Wij verwerken persoonsgegevens van onze medewerkers als dat nodig is voor personeelsmanagement. Daarnaast worden persoonsgegevens van medewerkers gedeeld met de salarisadministratie. Enerzijds zijn wij wettelijk verplicht, anderzijds is dit nodig om de overeenkomst met onze medewerkers uit te kunnen voeren.
  ‍
• Wij gebruiken persoonsgegevens van sollicitanten voor de werving en selectie van personeel. Wij bewaren die gegevens niet langer dan nodig voor dat doel, tenzij de sollicitant ons toestemming geeft de gegevens langer te bewaren.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De gegevens kunnen van diverse bronnen komen:

• Openbare registers, zoals het Kadaster en de Kamer van Koophandel;
• Makelaars of andere adviseurs in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent;
• Advocaat, accountant, fiscalist of andere adviseur;
• De executeur in een nalatenschap;
• De Rechtbank.

Doorgeven persoonsgegevens

Het Alckmare Notariaat geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen door als dat wettelijk verplicht is of als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening en derhalve nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

Persoonsgegevens worden door ons verstrekt aan de volgende ontvangers:

• Kadaster;
• Kamer van Koophandel;
• Belastingdienst;
• Banken;
• Basisregistratie Personen;
• KNB (Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie);
• Centraal (levens)Testamentenregister;
• Beheerder van Vereniging van Eigenaren;
• Rechtbanken;
• Wettelijke vertegenwoordigers zoals curator, mentor of (beschermings)bewindvoerder.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voordat wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Wij verzoeken u vriendelijk daarvoor bij ons op kantoor langs te komen.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Het kan zijn dat er een wettelijke grondslag is waardoor we uw verzoek niet kunnen honoreren.

‍Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte kan – indien nodig – een nieuwe akte worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte. Waren de gegevens in de akte juist op het moment van ondertekening, maar veranderen deze later? Dan hoeft de akte niet te worden aangepast. Indien gewenst kunnen we dan wel uw gegevens in onze systemen aanpassen.

Recht op gegevenswisseling (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw gegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Wettelijke notariële plichten kunnen zich hiertegen verzetten, waardoor een dergelijke overdracht niet altijd mogelijk is.

Beperking in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op de notarisambt.

Wijziging van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekendgemaakt op onze website www.alckmare-notariaat.nl

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan kunt u dit via info@alckmare-notariaat.nl kenbaar maken.